Puheluihin vastaaminen
Vastaamme yrityksesi nimellä ja sovitulla tervehdyksellä. Soittaja ei kuule olevansa ulkoistetussa palvelussa, vaan saa palvelua yrityksesi tapaan.
Ulkoistettu vaihteenhoito
Ulkoistettu vaihteenhoito: puhelimeen vastataan aina.
Ulkoistettu vaihteenhoitopalvelu vastaa yrityksesi puheluihin silloinkin, kun oma väki on varattuna, kokouksessa tai poissa. Palvelu on avoinna 24/7, ja puhelut hoidetaan sovitun käsikirjoituksen mukaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
- Palvelu avoinna 24/7
- Suomi, ruotsi ja englanti
- Toimii oman vaihteen rinnalla tai kokonaan sen sijaan
Sisältö
Mitä vaihteenhoitopalvelu sisältää
Palvelu ei ole pelkkä puhelinvastaaja. Vaihteenhoitajamme hoitavat puhelun loppuun asti sen mukaan, mitä kanssasi on sovittu.
Soittopyynnöt
Otamme vastaan soittopyynnöt ja välitämme ne sovitulla tavalla sähköpostiin, tekstiviestillä tai suoraan järjestelmäänne rajapinnan kautta.
Kalenterivaraukset
Voimme varata aikoja suoraan kalenteriinne sovittujen sääntöjen mukaan, jolloin asiakas saa ajan jo puhelun aikana.
Työpyynnöt ja tiketit
Kirjaamme huolto- ja työpyynnöt tarvitsemillanne tiedoilla ja ohjaamme kiireelliset tapaukset sovitun päivystysketjun mukaan.
Puheluiden yhdistäminen
Yhdistämme puhelut oikealle henkilölle tai tiimille, kun tavoitettavuus sen sallii, ja hoidamme viestin perille, kun ei.
Raportointi
Saat raportin hoidetuista puheluista, yhteydenoton syistä ja määristä, jolloin näet mistä asiakkaat todella soittavat.
Kenelle
Kenelle vaihteenhoito sopii
Palvelu sopii sekä yrityksille, joilla ei ole omaa vaihdetta, että niille, joiden oma väki ei kerta kaikkiaan ehdi vastata kaikkeen.
Ruuhkahuippujen tasaamiseen
Vaihteenhoito voidaan ottaa käyttöön vain ylivuotona: oma väki vastaa ensin, ja ylimenevät puhelut ohjautuvat meille.
Työajan ulkopuolelle
Palvelu voidaan rajata iltoihin, viikonloppuihin ja lomakausiin, jolloin puhelimeen vastataan silloinkin kun toimisto on kiinni.
Kokonaan ulkoistettuna
Pienelle tai liikkuvalle organisaatiolle koko vaihteenhoito voidaan ulkoistaa, jolloin kukaan ei jää puhelinpäivystykseen.
Usein kysyttyä
Ulkoistettu vaihteenhoito — usein kysytyt kysymykset
Milloin palvelu on avoinna?
Puhelinpalvelu on avoinna 24/7. Palvelu voidaan myös rajata esimerkiksi vain työajan ulkopuolelle tai ruuhka-aikojen ylivuodoksi sen mukaan, mitä yrityksesi tarvitsee.
Millä kielillä puheluihin vastataan?
Palvelemme suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Miten vaihteenhoitaja tietää, mitä yrityksestämme kertoa?
Käyttöönotossa laaditaan yhdessä käsikirjoitus: miten puheluun vastataan, mitä tietoja kerätään, kenelle puhelut yhdistetään ja miten kiireelliset tapaukset käsitellään. Käsikirjoitusta päivitetään tarpeen mukaan.
Voiko palvelun ottaa käyttöön nykyisen vaihteen rinnalle?
Voi. Vaihteenhoito liitetään nykyiseen puhelinjärjestelmään ylivuotona tai työajan ulkopuolisena ohjauksena. Vaihtoehtoisesti se toimitetaan osana GBC:n mobiilivaihdetta.
Seuraava askel
Pyydä tarjous vaihteenhoidosta
Kerro arvio puhelumääristä, haluttu palveluaika ja mitä puheluissa pitäisi hoitaa, niin saat tarjouksen ja ehdotuksen käsikirjoituksesta.