1. Rekisterinpitäjä
GBC Networks Oy (Y-tunnus 1733371-7)
Vänrikinkuja 2, 02600 Espoo, Suomi
Tietosuoja-asioissa: tietosuoja@gbc.fi
Vaihde: +358 9 3478 3600
2. Rooli henkilötietojen käsittelyssä
GBC toimii rekisterinpitäjänä omien verkkosivujensa kävijöiden, yhteydenottajien sekä asiakas- ja toimittajayritysten yhteyshenkilöiden tietojen osalta.
Kun tuotamme asiakkaalle puhepalvelua, toimimme henkilötietojen käsittelijänä: asiakasyritys on rekisterinpitäjä esimerkiksi puhelutietojen, tallenteiden ja litterointien osalta, ja me käsittelemme niitä asiakkaan lukuun sopimuksen ja käsittelysopimuksen mukaisesti.
3. Käsiteltävät tiedot, käyttötarkoitus ja oikeusperuste
| Ryhmä | Tiedot | Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|---|
| Sivuston kävijät | IP-osoite, selain- ja laitetiedot, käyntisivut, viittaava sivu | Sivuston toiminta, tietoturva ja kävijämäärien mittaaminen | Oikeutettu etu (tekninen toiminta ja tietoturva); analytiikan osalta suostumus |
| Yhteydenottajat | Nimi, sähköposti, puhelinnumero, yritys, viestin sisältö, sähköpostikeskustelut, merkinnät puheluista ja sovituista tapaamisista | Yhteydenottoon vastaaminen, tapaamisen sopiminen ja tarjouksen laatiminen | Sopimuksen valmistelu ja oikeutettu etu |
| Asiakkaiden yhteyshenkilöt | Nimi, rooli, työsähköposti ja -puhelin, laskutustiedot | Asiakassuhteen hoito, tuki, laskutus ja palveluviestintä | Sopimus ja lakisääteinen velvoite (kirjanpito) |
| Palvelun käyttäjät | Käyttäjätunnus, puhelinnumero, ryhmätiedot, kirjautumislokit | Palvelun tuottaminen ja väärinkäytösten estäminen | Sopimus; käsittely asiakkaan lukuun |
| Puhelutiedot | Numerot, ajankohta, kesto, ohjaukset, tarvittaessa tallenne ja litterointi | Puhepalvelun tuottaminen, laskutus, vianselvitys ja asiakkaan oma raportointi | Sopimus; tallennuksen osalta asiakkaan määrittämä peruste |
| Lomakkeen lähettäjät | Nimi, yritys, sähköposti, puhelinnumero, kiinnostuksen kohde, käyttäjämäärä, viestin sisältö | Yhteydenottopyyntöön vastaaminen ja tarjouksen laatiminen | Suostumus ja sopimuksen valmistelu |
| Tekoälyavusteiset vastausluonnokset | Yhteydenoton ja sähköpostikeskustelun sisältö sekä merkinnät puheluista ja tapaamisista | Vastausluonnosten laatiminen henkilöstöllemme ja luonnosten laadun parantaminen anonymisoidulla aineistolla | Oikeutettu etu (nopea ja johdonmukainen vastaaminen yhteydenottoihin) |
Tekoälyavustaja Assi. Kun otat meihin yhteyttä lomakkeella tai sähköpostilla, tekoälyavustajamme Assi laatii viestiisi vastausluonnoksen. Henkilöstömme tarkistaa jokaisen luonnoksen ja hyväksyy, muokkaa tai hylkää sen ennen lähettämistä. Assi ei tee sinua koskevia päätöksiä, eikä mitään lähetetä ilman ihmisen hyväksyntää. Assin viestit on allekirjoitettu tekoälyavustajan nimissä. Luonnokset laaditaan Google Cloudin Vertex AI -palvelulla, ja käsittely tapahtuu EU:ssa (Frankfurt). Google ei sopimuksemme mukaan käytä tietoja omien tekoälymalliensa kouluttamiseen.
Luonnosten parantamiseksi säilytämme tiedon siitä, miten luonnosta muokattiin ennen lähettämistä. Säilytysajan päätyttyä tästä aineistosta poistetaan henkilötiedot (ks. kohta 7), ja vain anonymisoitu sisältö jää käyttöön.
Puheluiden tallentaminen on asiakaskohtaisesti käyttöön otettava toiminto. Vastuu siitä, että tallentamisesta kerrotaan puhelun osapuolille ja että tallentamiselle on asianmukainen peruste, on tallennusta käyttävällä asiakkaalla.
4. Mistä tiedot saadaan
- Sinulta itseltäsi, kun otat yhteyttä tai käytät palvelua.
- Asiakasyritykseltä, kun se perustaa käyttäjätunnuksia palveluun.
- Automaattisesti palvelun ja verkkosivuston teknisestä käytöstä.
- Julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä, yritystietojen tarkistamiseksi.
5. Tietojen luovuttaminen ja käsittelijät
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät puolestamme palveluntuottajat, jotka on sidottu käsittelysopimuksiin:
- konesali- ja pilvipalveluiden tarjoajat, joissa palvelu ajetaan
- Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud, Firebase ja Google Workspace): verkkosivusto, yhteydenottojen ja keskustelujen tallennus, sähköposti sekä tekoälyavusteiset vastausluonnokset; tiedot tallennetaan ja käsitellään EU:ssa (Frankfurt)
- operaattorikumppanit, joiden verkoissa puheliikenne välittyy
- ohjelmistotoimittajat, joita käytämme tukeen, laskutukseen ja viestintään
- Google Ireland Limited verkkosivuston analytiikassa ja mainonnassa, jos olet antanut siihen suostumuksen
- Dealfront Group GmbH (Leadfeeder) kävijäyritysten tunnistamisessa, jos olet antanut siihen suostumuksen
- Microsoft Ireland Operations Limited verkkosivuston mainonnan mittaamisessa, jos olet antanut siihen suostumuksen
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, kun laki sitä edellyttää.
6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Puhepalvelut ja niihin liittyvä tietojenkäsittely tuotetaan EU:n tai ETA:n alueella. Verkkosivuston yhteydenotot, sähköpostikeskustelut ja tekoälyavusteinen käsittely tallennetaan ja käsitellään Google Cloudin Frankfurtin alueella. Jos jokin yksittäinen aputoiminto edellyttää siirtoa näiden ulkopuolelle, siirto tehdään EU:n komission hyväksymiä vakiolausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen mukaista suojatoimea käyttäen.
7. Säilytysajat
- Yhteydenotot, sähköpostikeskustelut ja tarjoukset: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiasta synny asiakassuhdetta. Tämän jälkeen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä IP- ja selaintiedot poistetaan, ja viestien sisällöstä poistetaan tunnistetiedot. Anonymisoitua sisältöä käytetään vastausluonnosten parantamiseen.
- Asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen vastuiden tai vaatimusten vuoksi.
- Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämät ajat.
- Puhelutiedot: palvelun tuottamisen ja laskutuksen edellyttämän ajan.
- Tallenteet ja litteroinnit: asiakkaan kanssa sovitun säilytysajan mukaisesti.
- Lokitiedot: tyypillisesti 6–12 kuukautta tietoturvatarkoituksessa.
- Sivuston käyntiloki (IP-osoite ja katsotut sivut): 30 vuorokautta, jonka jälkeen rivit poistetaan automaattisesti.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
8. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada niistä jäljennös
- pyytää virheellisen tiedon oikaisemista
- pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
- pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- saada antamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, esimerkiksi analytiikan osalta
Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@gbc.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tunnistautumista ennen pyynnön toteuttamista.
Jos pyyntö koskee tietoja, joita käsittelemme asiakkaan lukuun, ohjaamme pyynnön kyseiselle asiakasyritykselle, joka on niiden rekisterinpitäjä.
9. Tietoturva
Liikenne verkkosivustolle ja palveluun on salattu. Puheliikenne voidaan salata TLS- ja SRTP-protokollilla. Pääsy järjestelmiin on rajattu nimetyille henkilöille ja perustuu työtehtävään, ja pääsyä valvotaan lokituksella. Henkilöstömme on salassapitovelvollinen.
10. Evästeet
Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Analytiikkaevästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi. Lue tarkemmin evästekäytännöstä.
11. Muutokset tähän selosteeseen
Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja päivämäärä näkyy sivun alussa.
12. Valitusoikeus
Jos katsot, ettemme käsittele henkilötietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi. Toivomme kuitenkin, että olet ensin yhteydessä meihin.